Für Sie haben wir ab 01.01.2026 eine freie Stelle als zuverlässige, strukturstarke und engagierte Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in der Produktionsschule am Standort Hosterwitz mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Stunden, die im Hintergrund dafür sorgt, dass unsere Projekte reibungslos und förderkonform laufen.
Die Stelle arbeitet ohne Klientenkontakt, jedoch in enger Abstimmung mit dem gesamten multiprofessionellen Projektteam, der Geschäftsführung sowie externen Fördermittelstellen. Sie ist zentral für die Qualität, Transparenz und Wirksamkeit unserer Arbeit.

Wir bieten Ihnen:

• Eine sinnstiftende Aufgabe im Umfeld sozialer Bildungs- und Jugendprojekte
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• Ein engagiertes, multiprofessionelles Team, das Verwaltung wertschätzt und benötigt
• Eine strukturierte Einarbeitung in die ESF-spezifischen Anforderungen
• Mitarbeit in einer wachsenden Organisation mit Gestaltungsspielraum
• Einen sicheren Arbeitsplatz im sozialwirtschaftlichen Umfeld

Ihr Arbeitsgebiet:
1. Fördermanagement & Abrechnung (ESF / Landesmittel)

• Vorbereitung, Pflege und Verwaltung aller förderrelevanten Dokumente
• Erstellung von Mittelabrufen, Verwendungsnachweisen, Erklärungen und Anlagen
• Aufbereitung der Daten für Förderstellen, Prüfprozesse und das interne Controlling
• Einhaltung der ESF-Richtlinien (Sachsen) sowie interner Qualitätsstandards
• Sicherstellung der korrekten buchhalterischen Zuordnung in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung

2. Datenbank- und Dokumentenverwaltung

• Pflege und Aktualisierung projektbezogener Datenbanken
• Strukturierte und revisionssichere Ablage digitaler und analoger Unterlagen
• Aufbereitung, Prüfung und Nachverfolgung von Teilnehmer- und Projektdaten
• Sicherstellung der Dokumentation gemäß Prüfungs- und Förderrichtlinien

3. Vertrags- und Verwaltungsmanagement

• Bearbeitung von Verträgen, Vereinbarungen, Teilnahmeunterlagen
• Termin- und Fristenüberwachung
• Vorbereitung von Berichten, Statistiken und Auswertungen
• Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung projektbezogener Dokumente (z. B. Prozessbeschreibungen, QM-Unterlagen, Arbeitsanweisungen)

4. Organisations- und Strukturarbeit

• Entwicklung und Optimierung interner Verwaltungsstrukturen
• Aufbau effizienter Ablagesysteme und Arbeitsprozesse
• Vorbereitung organisatorischer Abläufe für das Team
• Verlässliche Kommunikation mit internen Projekteinheiten und externen Ansprechpartnern
• Mitgestaltung der kontinuierlichen Qualitätsentwicklung der Organisation
  

5. Selbstständiges, eigenverantwortliches Arbeiten
Die Position erfordert ein hohes Maß an Struktur, Präzision und organisatorischem Talent. Sie arbeiten weitgehend selbstständig, treffen fachliche Entscheidungen innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs und halten das Projekt administrativ „auf Kurs“.

Ihr Profil: strukturiert, zuverlässig, lösungsorientiert

Sie benötigen keine formale kaufmännische Ausbildung. Entscheidend sind Ihre Fähigkeiten, Ihre Arbeitsweise und Ihr Verantwortungsbewusstsein.

• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude an strukturierter, ordnungsorientierter Arbeit
• Sehr sichere Anwendung von Microsoft Office (insbesondere Excel, Word, Outlook; ideal: erste Kenntnisse in Datenbank- oder Tabellenverwaltungssystemen)
• Hohe Zuverlässigkeit und Genauigkeit im Umgang mit Zahlen, Dokumenten und Vorgaben
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Priorisieren und Hinterfragen von Abläufen
• Blick für Prozessoptimierung, Qualität und nachhaltige Strukturen
• Kommunikations- und Abstimmungsfähigkeit mit verschiedenen Professionen im Team
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und systematische Dokumentationsfähigkeit
• Bereitschaft, sich in förderrechtliche Vorgaben und ESF-spezifische Anforderungen einzuarbeiten
  

Wichtig: Wir suchen eine Person, die „auf Zack“ ist, eigenständig Lösungen entwickelt, Fristen im Blick behält und Freude daran hat, Ordnung und Struktur in komplexe Zusammenhänge zu bringen. Alle weiteren Details besprechen wir sehr gern in einem persönlichen Gespräch.

Lernen Sie uns kennen und Ihren Job lieben!